Desde el primer confinamiento, en el pasado mes de marzo, cuando muchas personas se vieron obligadas a teletrabajar sin haberlo hecho nunca antes, que han aparecido en más de una ocasión artículos con consejos para el teletrabajo. Se ha hablado sobre organización del tiempo, del entorno, los muebles, la familia, etc. ¡Muchos consejos! (Incluso una servidora quiso aportar su granito de arena para llevar mejor el confinamiento.) Pero todos ellos aplicados exclusivamente en el ámbito del teletrabajo. Y, a mi parecer, tener en cuenta solo estos consejos saludables en caso de teletrabajar y no haciéndolo de manera presencial es un error. Por ello mismo quiero acercaros 5 claves para mejorar vuestras relaciones laborales.
Debemos tener y trabajar una voluntad de entendimiento y aceptación con el resto de personas que trabajan con nosotros/as.
Es cierto que es sumamente importante tener en cuenta el contexto en que nos encontramos para actuar de una manera u otra. Aun así, en los últimos tiempos donde las tecnologías han imperado tanto, se está confundiendo el canal o el medio con la esencia de las cosas. Es decir, tanto si trabajamos de manera deslocalizada o concentrados en unas mismas oficinas, la esencia es la misma: mantenemos una relación laboral de producción y comunicación social entorno a una misma organización y las personas que forman parte.
Por eso mismo es muy importante trabajar en una buena comunicación y organización, tanto si treletrabajamos como si lo hacemos presencialmente. No por trabajar deslocalizadamente tenemos que trabajar más estos elementos que si estamos en una oficina. Es un error, también, pensar que si trabajamos presencialmente no hay que reforzarlos. O, incluso, dar por seguro que tendremos una mejor comunicación por el mero hecho de «vernos las caras».
De hecho, el teletrabajo a sacado a la luz muchas carencias en la comunicación que siempre han existido en muchas organizaciones. Pero el hecho de tenernos delante hacía que pasaran desapercibidas en un espejismo de diálogo.
A continuación os exponemos nuestras 5 claves para mejorar tus relaciones laborales:
1) Estamos en el mismo barco
Dentro de una misma organización, sea esta grande o pequeña, hay una serie de objetivos comunes. Debemos entender, por lo tanto, que todos y todas estamos como equipo en la misma dirección. Aunque el proceso pueda tener varias fases y cada uno/a de nosotros estará más presente en algunas de ellas, tenemos que entenderlo como un Todo y, por lo tanto, tratar de ayudar y facilitar todo el proceso.
Es esencial que haya una comunicación fluida entre todos los miembros de una entidad, independientemente de las jerarquías. Esta comunicación debe hacer referencia a: compartir los objetivos transversales, las inquietudes personales (laboralmente hablando), las tareas a llevar a cabo, las pendientes, los planteamientos; etc. Sólo de este modo, poniendo al alcance de todo el mundo el conocimiento de qué sucede en una misma empresa, podremos actuar como equipo y, en consecuencia, eficientemente.
Por otro lado, la organización es otro elemento clave. Lejos de temer parecer excesivamente cuadriculados, la organización nos ayuda a llevar a cabo aquello que nos planteamos. Nos permite alcanzas las metas que nos marcamos y a lograrlas garantizando la calidad en el resultado final y en el proceso. Esta organización tiene que ser consensuada y estandarizada previamente y, por supuesto, sujeta a cambio si algo no funciona.
¿Cómo llevar a la práctica esta comunicación y organización?
2) Primer encuentro: hablar
A pesar de parecer repetitivo: hablando entre nosotros, comunicándonos. Independientemente de si somos más introvertidos/das o, por el contrario, extravertidos/das, lo que está claro es que tenemos que construir un diálogo fluido con nuestros compañeros y compañeras. De ese modo, conseguiremos, por un lado, un ambiente de trabajo cordial y saludable y, por otro lado, unos procesos de trabajo transparentes, sin confusiones ni duplicidades, sintiéndonos al corriente de todo e integrados/das.
No se trata de cambiar nuestra personalidad si somos más tímidos o tímidas. Tampoco se trata de apuntarse a todos los encuentros extralaborales si no nos apetecen. Se trata, simplemente, de estar abiertos al diálogo, a trabajar la comunicación verbal y no verbal, para saber expresarnos y también para saber entender aquello que las otras personas nos expresan.
¡No son pocos los casos en qué trabajando presencialmente los compañeros y compañeras se envían correos electrónicos y también hay malentendidos! ¡Incluso hablando frente a frente, haciendo un gesto o expresión poco afortunado…!
Este diálogo puede darse de manera presencial, encontrándonos todos y todas en el mismo lugar; o bien de manera telemática y deslocalizada. Ciertamente cambia la manera en cómo nos expresamos segundos en qué de estos dos entornos nos encontramos. Aun así, el objetivo y voluntad final tiene que ser la misma en ambas situaciones: establecer un diálogo fluido, voluntad de hacernos entender y de comprender en los otros.
El hecho de trabajar presencialmente o telemáticamente tan solo marcará la manera y/o el canal que utilizaremos para comunicarnos. También es cierto que hará que nos esforcemos más en alguna ocasión para hacer llegar mejor aquello que queremos decir. Por ejemplo, si escribimos un e-mail el tono de voz no puede saberse, así que tendremos que mirar más qué palabras utilizar para ser más conciliadores/se y, por qué no, hacer uso de los emoticonos que tanto ayudan. Pero, seamos sinceros y sinceras… ¡No son pocos los casos en qué trabajando presencialmente los compañeros y compañeras se envían correos electrónicos y también hay malentendidos! ¡Incluso hablando frente a frente, haciendo un gesto o expresión poco afortunado…! Así pues, no perdamos el norte: el problema, no es el trabajo a distancia, el problema es como nos comunicamos y si sabemos hacerlo.
También sucede que trabajando de manera deslocalizada, a menudo hace «pereza» hacer una llamada o videollamada. Tenemos que perder el miedo a llamar. Posiblemente estaremos bastante hartos y hartas de las videollamadas, y bien es verdad que si abusamos de ellas acaban creando cierta fatiga visual y mental. A veces, las novedades tecnológicas nos nublan la vista y nos hacen olvidar que siempre han existido las llamadas «puras y duras». ¡Podemos hacer de un minuto, aclarar un tema y volver al trabajo! Y si hay que formalizarlo por escrito, ya rellenaremos una acta o enviaremos un correo electrónico. Pero de este modo, ya habremos tenido contacto a viva voz con nuestro compañero o compañera, sintiendo la calidez del equipo, exponiendo vuestras dudas, marcando un acuerdo, informando de vuestras disponibilidades o definiéndoos objetivos.
3) Acordad y temporizad
Aunque las conversaciones «banales» nos sean muy útiles y necesarias para desconectar, conocernos y divertirnos, no tenemos que olvidar que estamos en una empresa y debemos lograr cierta productividad. Además, trabajar esta productividad también ayuda a crear una relación laboral sana, puesto que nos sentiremos fructíferos y satisfechos.
Las conversaciones improvisadas, las reuniones, las lluvias de ideas…. ¡todo es muy útil! Ahora bien, tenemos que tomar decisiones, acordar y llevarlo a la práctica. Por eso mismo es muy importante que tanto antes de una reunión como al finalizarla, incluso si surge una conversación esporádica, hagamos un breve resumen de lo que querremos hablar (en el caso de ser una reunión planeada) y/o de lo que hayamos hablado (tanto si es una reunión planeada cómo improvisada) asignando un tiempo, un método y unas personas encargadas de efectuarlo.
De este modo, focalizaremos en las tareas a realizar y, a la vez, evitaremos malentendidos sobre qué se había dicho o quiénes lo tenían que hacer. También eso hará que seamos considerados/des con el resto de compañeros y compañeras, teniendo en cuenta sus opiniones, haciéndolos partícipes de los acuerdos y poniendo al alcance de todo el mundo la información hablada y las decisiones tomadas.
4) Reparto de tareas y comunicación de las disponibilidades
Recordad, ¡sois un equipo! Por este motivo es básico que compartáis entre vosotros las disponibilidades y responsabilidades que tengáis. A pesar de que repartir tareas suele ser más fácil si hay un/a jefe encargado/da de distribuir el trabajo, a veces tenemos que ser los miembros del equipo quiénes tenemos que tomar las decisiones. Así pues, según lo que hayáis acordado previamente y a los plazos marcados, tendréis que empezar a distribuiros las tareas.
¿En base a qué os repartiréis las tareas?
- Preferencias: la motivación, si algo os gusta, puede ser un buen criterio y punto de partida para haceros cargo de una tarea.
- Experiencia / conocimientos: tener conocimientos y la seguridad de efectuar correctamente algo también os ayudará a la realización de la tarea, y aportar tu experiencia y habilidad al equipo será muy positivo.
- Disponibilidad: se tiene que saber cuando y cuánto de tiempo podemos dedicarnos a una tarea. No coger más del que podamos o no desaparecer sin avisar a los compañeros y compañeras por difícil que sea nuestra conciliación / disponibilidad. Debemos poner las cartas sobre la mesa y decir claramente en qué grado podemos implicarnos y cuando, para no dejar a nadie colgado o a la espera.
- Recordando siempre que se trata de trabajar persiguiendo un objetivo común: ¡un resultado de calidad!
Sigue leyendo y encontrarás una última clave extra...
¡Cuidado! ¡Este punto no se trata de decir que estamos muy ocupados/as y «pasar lo marrón» al otro! Se trata de ser comprensivos y comprensivas con todos nuestros compañeros y también con nosotros mismos a sabiendas de si podremos llegar a todo el que tenemos o no. Se trata de poner sobre la mesa conjuntamente lo que tenemos, con total transparencia. Recordemos que somos un equipo y aquello que hagamos de manera individual repercute a todo el mundo.
5) Actitudes de valor
Por supuesto, ¡cada persona es diferente y tiene su modo de ser! Ahora bien, como equipo debemos adaptarnos mínimamente al grupo para hacer que todo avance y dejar atrás muchos miedos o barreras con tal de favorecer la comunicación y la organización.
Las personas tenemos distintos caracteres. Hay gente con carácter de liderazgo, los cuales guían el equipo. Otros que hacen el trabajo de manera sigilosa. Hay quienes son altamente sociales y motivan creando un buen ambiente el equipo. Hay personas más creativas y otras más protocolarias. Seamos cómo seamos y respetando y valorando las diferencias, tenemos que formar un grupo cohesionado, ya sea en un equipo de trabajo «de por vida», como en un equipo puntual para un único proyecto.
Es evidente que las actitudes proactivas ayudan mucho. Que la participación y la comunicación salga de uno/a mismo/a ayuda mucho al equipo. Ahora bien, hay perfiles con carencia de proactividad y ésto no quiere decir que no sean trabajadores, sino que necesitan más guía y que alguien otro tirio de ellos marcándolos objetivos, plazos o tareas concretas.
En equipos de trabajo con jerarquías verticales donde hay un/a jefe claramente identificado que ya venía dado, suele ser éste también quién marcará qué tendrá que hacer cada integrante según el perfil que sea. Sin embargo, en equipos que sean con jerarquías horizontales, sin un jefe definido (que también se pueden dar en algunos trabajos o entidades) será cada miembro del equipo quien tendrá que descubrir su rol y llevarlo a la práctica. No obstante, incluso en las jerarquías horizontales hay figuras que, a pesar de no implicar un poder por encima otros, son las encargadas de hacer de «mediador/a», de pautar las acciones a llevar a cabo, etc. Y, como conjunto del equipo, no las tenemos que ver como figuras controladoras, sino como una ayuda en nuestras tareas diarias.
Por encima de todo, independientemente de cómo sea nuestro carácter, debemos ser conscientes de que trabajamos con otras personas, que cada uno/a de nosotros tenemos nuestras particularidades, que también podemos tener mejores y peores días… Y entender a diferenciar entre aquello laboral y aquello personal, por mucho que podamos tener relaciones humanas con nuestros compañeros y compañeras. Debemos tener y trabajar una voluntad de entendimiento y aceptación con el resto de personas que trabajan con nosotros.
6** CLAVE EXTRA
Si os preocupan las relaciones laborales y todo aquello que se le deriva en vuestra organización (y hacéis bien en darle valor y preocuparos), cread una figura en vuestra organización que sea la encargada de velar por esta comunicación y métodos organizativos.
No se tratará de «pasar revista» y evaluar las amistades dentro de la empresa (esto es totalmente personal y ajeno al mundo laboral). Tampoco de analizar como cada uno/a se organiza. Sino que, simplemente, se encargará de guiar y acompañar en los procesos organizativos, corroborando si, efectivamente, se efectúan las tareas mencionadas en los plazos establecidos; si las metodologías funcionan o bien se tienen que cambiar; si la comunicación es efectiva o si se perciben carencias de traspaso de información o se dan situaciones de hostilidad.
Aunque, cierto es, que en un ambiente de trabajo telemático puede ser más difícil darse cuenta de estas últimas cuestiones relacionadas con la comunicación, existen estrategias como los «cafés virtuales» grupales establecidos X veces al mes, el uso de plataformas de redes sociales integradas en el paquete Office para comunicarse y compartir multimedia, enlaces, etc.; o las sesiones individualizadas de puesta en común para crear y mantener un vínculo comunicativo.
En definitiva, es importante trabajar para hacer posible tener relaciones cordiales, de equipo, empáticas y colaborativas, sustentadas en una buena comunicación (humana y a la vez guiada por responsables de Recursos Humanos) y una muy instaurada organización (estandarizada por la empresa).
Y es que aunque se pueda hacer muy bien al trazar una línea clara entre la vida laboral y la vida personal, no debemos olvidar que en nuestro trabajo estamos trabajando en contacto con otras personas. Personas con sus habilidades y sus carencias, con días mejores y peores, personas con sensibilidades y capacidades diferentes, con sus manías y costumbres. ¡Personas plurales y válidas que juntas y trabajando codo con codo son la fortaleza de la empresa!