Des del primer confinament el passat març, on moltes persones s’han vist obligades a teletreballar sense haver-ho fet mai abans, que han aparegut en més d’una ocasió articles amb consells pel teletreball. S’ha parlat sobre organització del temps, de l’entorn, els mobles, la família, etc. Molts consells! (Fins i tot una servidora va voler aportar el seu granet de sorra per tal de dur millor el confinament.)Però tots ells aplicats exclusivament en l’àmbit del teletreball. Al meu parer, tenir en compte sols aquests consells saludables en cas de teletreballar i no fent-ho de manera presencial és un error. Per això mateix vull apropar-vos 5 claus per millorar les teves relacions laborals.
Hem de tenir i treballar una voluntat d’enteniment i acceptació amb la resta de persones que treballen amb nosaltres.
És cert que és summament important tenir en compte el context en què ens trobem per tal d’actuar d’una manera o l’altra. Tanmateix, en els últims temps on les tecnologies han imperat tant, s’està confonent el canal o el mitjà amb l’essència de les coses. És a dir, treballem de manera deslocalitzada o concentrats en unes mateixes oficines, l’essència és la mateixa: mantenim una relació laboral de producció i comunicació social entorn una mateixa organització i les persones que hi formen part.
Per aquest motiu, és molt important treballar en una bona comunicació i organització, tant si treletreballem com si ho fem presencialment. No per teletreballar hem d’esforçar-nos més amb aquests elements que estant en una oficina. És un error, també, pensar que si treballem presencialment no s’han de reforçar. O, fins i tot, donar per segur que tindrem una millor comunicació pel fet de “veure’ns les cares”.
De fet, el teletreball a tret a la llum moltes mancances en la comunicació que sempre han existit en moltes organitzacions, però el fet de tenir-nos davant feia que passessin desapercebudes en un miratge de diàleg.
Tot seguit us exposem les nostres 5 claus per millorar les teves relacions laborals:
1) Estem al mateix vaixell
Dins d’una mateixa organització, sigui aquesta gran o petita, hi ha una sèrie d’objectius comuns. Hem d’entendre, per tant, que tots i totes estem com a equip en la mateixa direcció. Encara que el procés pugui tenir diverses fases i cada un/a de nosaltres hi serà més present i/o responsable en algunes d’elles, no totes, ho hem d’entendre com un Tot i, per tant, tractar d’ajudar i facilitar tot el procés.
És essencial que hi hagi una comunicació fluida entre tots els/les membres d’una entitat, independentment de les jerarquies. Aquesta comunicació ha de fer referència a: compartir els objectius transversals, les inquietuds personals (laboralment parlant), les tasques a dur a terme, les pendents, els plantejaments; etc. Sols d’aquesta manera, posant a l’abast de tothom el coneixement de què succeeix en una mateixa empresa, podrem actuar com a equip i, en conseqüència, eficientment.
D’altra banda, l’organització és un altre element clau. Lluny de témer semblar excessivament cap quadrats, l’organització ens ajuda a dur a terme allò que ens plantegem. Ens permet assolir les fites que ens marquem i a assolir-les garantint-ne la qualitat en el resultat final i en el procés. Aquesta organització ha de ser consensuada i estandaritzada prèviament i, per descomptat, subjecte a canvi si quelcom no funciona.
Com duem a la pràctica aquesta comunicació i organització?
2) Primera trobada: parlar
Tot i semblar repetitiu: parlant entre nosaltres, comunicant-nos. Independentment de si som més introvertits/des o, per contra, extravertits/des, el que està clar és que hem de construir un diàleg fluid amb els nostres companys i companyes. D’aquesta manera, aconseguirem, d’una banda, un ambient de treball cordial i saludable; i d’altra banda, obtinguem uns processos de treball transparents, sense confusions ni duplicitats, sentint-nos al corrent de tot i integrats/des.
No es tracta pas de canviar la nostra personalitat si som més tímids o tímides. Tampoc es tracta d’apuntar-se a totes les trobades extralaborals si no ens vénen de gust. Es tracta, simplement, d’estar oberts al diàleg, de treballar la comunicació verbal i no verbal per saber-nos expressar i també per saber entendre el que els/les altres ens expressen.
No són pocs els casos en què treballant presencialment els companys i companyes s’envien correus electrònics i també hi ha malentesos! Fins i tot parlant cara a cara fent un gest o expressió poc afortunat…!
Aquest diàleg pot donar-se de manera presencial, trobant-nos tots i totes en el mateix lloc; o bé de manera telemàtica i deslocalitzada. Certament canvia la manera en com ens expressem segons en quin d’aquests dos entorns ens trobem. Tanmateix, l’objectiu i voluntat final ha de ser la mateixa en ambdues situacions: establir un diàleg fluid, voluntat de fer-nos entendre i de comprendre als altres.
El fet de treballar presencialment o telemàticament tan sols marcarà la manera i/o el canal que utilitzarem per comunicar-nos. També és cer que farà que ens esforcem més en alguna ocasió en fer arribar millor allò que volem dir. Per exemple, si escrivim un e-mail el to de veu no pot saber-se, així que haurem de mirar més quines paraules utilitzar per ser més conciliadors/es i, per què no, fer ús de les emoticones que tant ajuden. Però, siguem sincers i sinceres… No són pocs els casos en què treballant presencialment els companys i companyes s’envien correus electrònics i també hi ha malentesos! Fins i tot parlant cara a cara fent un gest o expressió poc afortunat…! Així doncs, no perdem el nord: el problema, no és el treball a distància, el problema és com ens comuniquem i si sabem fer-ho.
També succeeix que treballant de manera deslocalitzada, sovint fa “mandra” fer una trucada o videotrucada. Hem de perdre la por a trucar. Possiblement estarem força farts i fartes de les videotrucades, i la veritat és que si en fem un abús acaben creant certa fatiga visual i mental. A vegades, les novetats tecnològiques ens ennuvolen la vista i ens fan oblidar que sempre han existit les trucades “pures i dures”. Podem fer-ne d’un minut, aclarir un tema i tornar a la feina! I si cal formalitzar-ho per escrit, ja emplenarem una acta o enviarem un correu electrònic. Però d’aquesta manera, ja haurem tingut contacte a viva veu amb el nostre company o companya, sentint el caliu de l’equip, exposant els vostres dubtes, marcant un acord, informant de les vostres disponibilitats o definint-vos objectius.
3) Acordeu i temporitzeu
Encara que les conversacions “banals” ens siguin molt útils i necessàries per desconnectar, conèixer-nos i divertir-nos, no hem d’oblidar pas que estem en una empresa i hem d’assolir certa productivitat. A més, treballar aquesta productivitat també ajuda a crear una relació laboral sana, ja que ens sentirem fructífers i satisfets/es.
Les converses improvisades, les reunions, les pluges d’idees…. tot és molt útil! Ara bé, hem de prendre decisions, acordar i dur-ho a la pràctica. Per això mateix és molt important que tant abans d’una reunió com al finalitzar-la, fins i tot si sorgeix una conversa esporàdica, fem un breu resum del que voldrem parlar (en el cas de ser una reunió planejada) i/o el què hem parlat (tant si és una reunió planejada com improvitzada) assignant-hi un temps, un mètode i unes persones encarregades d’efectuar-ho.
D’aquesta manera, focalitzarem en les tasques a fer i, alhora, evitarem malentesos de què s’havia dit o qui ho havia de fer. També, això farà que siguem considerats/des amb la resta de companys i companyes, tenint en compte les seves opinions, fent-los partícips dels acords i posant a l’abast de tothom la informació parlada i les decisions preses.
4) Repartiment de tasques i comunicació de disponibilitats
Recordeu, sou un equip! Per aquest motiu és bàsic que compartiu entre vosaltres les disponibilitats i responsabilitats que tingueu. Tot i que repartir tasques sols ser més fàcil si hi ha un/a cap encarregat/da de distribuir la feina, a vegades hem de ser els membres de l’equip els/les qui hem de prendre les decisions. Així doncs, segons el que hàgeu acordat prèviament i als terminis marcats, haureu de començar a distribuir-vos les tasques.
D’acord amb què us repartireu les tasques?
- Preferències: la motivació, si quelcom us agrada, pot ser un bon criteri i punt de partida per fer-vos càrrec d’una tasca.
- Experiència / coneixements: tenir coneixements i la seguretat d’efectuar correctament quelcom també us ajudarà a la realització de la tasca i, aportar la teva experiència i habilitat a l’equip serà molt positiu.
- Disponibilitat: s’ha de saber quan i quant de temps podem dedicar-nos a una tasca. No agafar més del que puguem o no desaparèixer sense avisar als companys i companyes per difícil que sigui la nostra conciliació / disponibilitat. Hem de posar les cartes sobre la taula i dir clarament en quin grau podem implicar-nos i quan, per no deixar a ningú penjat o a l’espera.
- Recordant sempre que es tracta de treballar perseguint un objectiu comú: un resultat de qualitat!
Continua llegint i trobaràs una última clau extra...
Compte! Aquest punt no es tracta de dir que estem molt ocupats/des i “passar el marrón” a l’altre! Es tracta de ser comprensius i comprensives amb tots els nostres companys i també amb nosaltres mateixos sabent si podrem arribar a tot el que tenim o no. Es tracta de posar sobre la taula conjuntament el que tenim, amb total transparència. Recordem que som un equip i allò que fem de manera individual repercuteix a tothom.
5) Actituds de valor
Per descomptat, cada persona és diferent i té la seva manera de ser! Ara bé, com a equip hem d’adaptar-nos mínimament al grup per fer que tot rutlli i deixar enrere moltes pors o barreres per tal d’afavorir la comunicació i l’organització.
Les persones tenim diferents caràcters. Hi ha gent amb caràcter de lideratge, els quals guien l’equip. D’altres que fan la feina de manera sigil·losa. N’hi ha que són altament socials i motiven en un bon ambient l’equip. N’hi ha de més creatives i altres més protocol·làries. Siguem com siguem i respectant i valorant les diferències hem de formar un grup cohesionat, ja sigui en un equip de treball “de per vida”, com en un equip puntual per a un únic projecte.
És evident que les actituds proactives ajuden molt. Que la participació i la comunicació surti d’un/a mateix/a ajuda molt a l’equip. Ara bé, hi ha perfils amb mancança de proactivitat i això no vol dir que no siguin treballadors, sinó que necessiten més guia i que algú altre tiri d’ells marcant-los objectius, terminis o tasques concretes.
En equips de treball amb jerarquies verticals on hi ha un/a cap clarament identificat que ja venia donat, sols ser aquest també qui marcarà què haurà de fer cada integrant segons el perfil que sigui. En equips, però, que siguin amb jerarquies horitzontals, sense un cap definit (que també es poden donar en algunes feines o entitats) serà cada membre de l’equip qui haurà de descobrir el seu rol i dur-ho a la pràctica. Ara bé, fins i tot en les jerarquies horitzontals hi ha figures que, tot i no implicar un poder per damunt d’altres, són les encarregades de fer de “mediador/a”, de pautar les accions a dur a terme, etc. I, com a conjunt de l’equip, no les hem de veure pas com figures controladores, sinó com una ajuda en les nostres tasques diàries.
Per damunt de tot, independentment de com sigui el nostre caràcter, hem de ser conscients que treballem amb altres persones, que cada un/a de nosaltres tenim les nostres particularitats, que també podem tenir millors i pitjors dies… I entendre a diferenciar entre allò laboral i allò personal, per molt que puguem tenir relacions humanes amb els nostres companys i companyes. Hem de tenir i treballar una voluntat d’enteniment i acceptació amb la resta de persones que treballen amb nosaltres.
6** CLAU EXTRA
Si us preocupa les relacions laborals i tot allò que se’n deriva a la vostra organització (i feu bé de donar-li valor i preocupar-vos), creeu una figura en la vostra organització que sigui l’encarregada de vetllar per aquesta comunicació i mètodes organitzatius.
No es tractarà pas de “passar revista” i avaluar les amistats dins l’empresa (això és totalment personal i aliè al món laboral). Tampoc d’analitzar com cada un/a s’organitza. Sinó que, simplement, s’encarregarà de guiar i acompanyar en els processos organitzatius, corroborant si, efectivament, s’efectuen les tasques esmentades en els terminis establerts; si les metodologies funcionen o bé s’han de canviar; si la comunicació és efectiva o si es perceben carències de traspàs d’informació o es donen situacions d’hostilitat.
Tot i que en un ambient de treball telemàtic adonar-se d’aquestes últimes qüestions relacionades amb la comunicació pot ser més difícil, existeixen estratègies com els “cafès virtuals” grupals establerts X vegades al mes, l’ús de plataformes de xarxes socials integrades en el paquet Office per comunicar-se i compartir multimèdia, enllaços, etc.; o les sessions individualitzades de posada en comú per crear i mantenir un vincle comunicatiu.
En definitiva, és important treballar en fer possible tenir relacions cordials, d’equip, empàtiques i col·laboratives, sustentades en una bona comunicació (humana i alhora guiada per responsables de Recursos Humans) i una ben instaurada organització (estandaritzada per l’empresa).
I és que encara que es pugui fer molt bé en traçar una línia clara entre la vida laboral i la vida personal, no hem pas d’oblidar que en la nostra feina estem treballant en contacte amb altres persones. Persones amb les seves habilitats i les seves carències, amb dies millors i pitjors, persones amb sensibilitats i capacitats diferents, amb les seves manies i costums. Persones plurals i vàlides que juntes i treballant braç a braç són la fortalesa de l’empresa!